Оригинальные учебные работы для студентов


Контрольная работа электронный документ и электронный документооборот

Приложение Введение Тема контрольной работы "Электронный документооборот". Эффективное управление предприятием в современных условиях невозможно без использования компьютерных технологий. Правильный выбор программного продукта и фирмы-разработчика - это первый и определяющий этап автоматизации бухгалтерского учета. В настоящее время проблема выбора информационной системы ИС из специфической задачи превращается в стандартную процедуру.

Контрольная работа - Электронный документ и электронный документооборот

В этом смысле российские предприятия сильно уступают зарубежным конкурентам. Иностранные предприятия, как правило, имеют опыт модернизации и внедрения не одного поколения ИС. В развитых западных странах происходит смена уже четвертого поколения ИС. На российских предприятиях зачастую используют системы первого или второго контрольная работа электронный документ и электронный документооборот. Офисные автоматизированные технологии применяются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем.

Они дают возможность повысить производительность труда секретарей и конторских работников и позволяют справляться с возрастающим объёмом работ. Но это преимущество считается второстепенным по сравнению с возможностью применения автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем.

Электронный документ — реферат

Улучшение используемых менеджерами решений в итоге их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы. После всего этого, хочется дать определения, что такое информационная система, документ, документооборот и электронный документооборот.

Информационная система-это замкнутый информационный контур, который состоит из прямой и обратной связи, где на основе информационных технологий, циркулируют управленческие документы, а также другие сообщения как в бумажном, электронном, так и в другом виде. Однако, не вся информация может быть обрабатываться в системе управления контрольная работа электронный документ и электронный документооборот помощи компьютеров. Имеется такая информация, которую нельзя формализовать. Следовательно, информационная система любого предприятия состоит из двух частей: Документ считается главным способом представления информации на любом предприятии.

Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько рационально организовано управление документооборотом. Ведь малоэффективное применение накопленной информации или, еще хуже, ее потеря может отрицательно сказаться на ведении бизнеса. Прямая и обратная связи в системе управления предприятия происходит в форме документооборота. Документооборот-это движение бумажных и электронных документов от аппарата управления до объекта, в том числе из внешней среды.

Документооборот очень строго регламентируется на основании указания места обработки документов, момента их получения либо передачи на другое место, либо сдачи в архив.

Существуют два вида документооборота: Электронный документ-это бумажный документ, который введён в память компьютера согласно установленным правилам либо получен по каналам передачи данных из внешней среды.

Далее будут рассмотрены функции систем документооборота и системы управления документооборотом. Цель работы - рассмотреть формы и методы электронного документооборота и методы его совершенствования, а также систем управления документооборота. Электронные и бумажные документы Как было сказано выше, документ- информация, которая зафиксирована на материальном носителе с атрибутами, которые позволяют ее идентифицировать.

Бумажный документ - это информация, которая зафиксирована на бумажном носителе и обладает определенными атрибутами, например, дата и подпись. В бумажном документе имеет место привязка информации к материальному носителю бумаге. В эпоху информационных технологий, когда документы создаются либо переводятся в электронный видуправление ими производится электронным способом.

Электронный документ считается единицей информации в системах электронного документооборота. Такой документ не осязаем, его нельзя потрогать, и контрольная работа электронный документ и электронный документооборот не привязан к носителю.

Электронный документ может существовать на многих носителях, но в то же время быть одним и тем же документом. Различают внутренний и внешний электронный документооборот. Перемещение документов внутри информационной системы предприятия относят к внутреннему документообороту, а при их передаче в глобальную сеть говорят о внешнем документообороте.

Исходя из указанных выше особенностей, следует иметь в виду правила, которые определяют все особенности электронного документооборота.

Причем эти правила обязаны быть едины для всех, как внутри предприятия, когда рассматривается внутренний контрольная работа электронный документ и электронный документооборот документооборот, так и в стране внешний электронный документооборот. Регламентации электронного документооборота определяются Законом "Об электронных документах и электронном документообороте", например, в Украине либо Законами об "Электронном документообороте" и "Электронной цифровой подписи" в России.

Но, к сожалению, эти Законы с большим трудом пробивают себе дорогу в "жизнь". Отсутствие атрибутов, которые аналогичных атрибутам бумажных документов, возможность модификации документов и одновременное существование многих одинаковых копий документа обусловливает необходимость введения каких-то реквизитов и для электронных документов.

Основными реквизитами являются дата и электронная цифровая подпись ЭЦП.

  • Наиболее сильной стороной Docs Open является возможность ведения распределенных и удаленных архивов информации;
  • Внедрение системы электронного документооборота обеспечивает более эффективное управление документов за счет автоматического контроля их исполнения, прозрачности деятельности предприятия;
  • Но это преимущество считается второстепенным по сравнению с возможностью применения автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем.

ЭЦП защищает электронный документ от подделки с помощью закрытого ключа. Для проверки ЭЦП используется открытый ключ. Так как при документообороте предполагается применение ЭЦП как физическими, так и юридическими лицами, нужно наличие органа, который будет идентифицировать владельца ЭЦП и удостоверять его открытый ключ.

В качестве такого органа выступают удостоверяющие центры, создающиеся по обращению пользователей закрытые и открытые ключи ЭЦП, приостанавливающие и возобновляющие действие сертификатов ключей подписей, ведущие реестр сертификатов. Как было сказано выше, под электронным документом понимается бумажный документ, который введён в память компьютера на основании установленных правил либо получен по каналам передачи данных из внешней среды.

Внедрение системы электронного документооборота обеспечивает более эффективное управление документов за счет автоматического контроля их контрольная работа электронный документ и электронный документооборот, прозрачности деятельности предприятия.

При этом поддерживается накопление, управление и доступ к информации и знаниям, а также ведется протоколирование деятельности предприятия в целом. Также оптимизируются бизнес-процессы, автоматизируется механизм контрольная работа электронный документ и электронный документооборот выполнения и контроля, сокращается оборот бумажных документов и удешевляется их хранение. Функции системы электронного документооборота В функцию систем электронного документооборота входят: Хранение электронных документов в архиве.

Носители контрольная работа электронный документ и электронный документооборот документов имеют характер двух параметров: Задача заключается в том, чтобы выбрать оптимальный носитель. Имеются два типа поиска документов: Поиск документов происходит на основе сравнения значений таких атрибутов со значениями в документах, которые находятся в архиве.

В роли атрибутов могут выступать: Для поиска известного документа применяется атрибутивный поиск, а для неизвестного- полнотекстовый. Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа. Любой документ обязан иметь список пользователей, которые имеют право доступа к. Маршрутизация и передача документов. Документы подразделяются по типам носителей информации. Имеются три типа носителей: От момента первой записи до их сдачи в архив документы проходят разные преобразования.

Документы могут находиться одновременно в нескольких видах, при этом переходя из одного вида в. В каком виде может храниться документ, зависит от ограничений, которые накладываются пользователем на стоимость и время поиска документа, в том числе от стоимости передачи документа от одного рабочего места к другому. Одна из главных функций системы документооборота состоит в маршрутизации контроле исполнения.

  • Документационное обеспечение управленческой деятельности управления - сфера деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях;
  • Для того чтобы обеспечить ключи от подмены используют сертификаты, которые позволяют убедиться в достоверности полученных данных о владельце открытого ключа;
  • Имеется такая информация, которую нельзя формализовать;
  • Стандарты организаций в соответствии со ст;
  • Маршрутизация и передача документов;
  • Алгоритмы, используемые в программном обеспечении ЭЦП, признаются ненадежными, если доказана практическая возможность за приемлемый срок:

Маршрутизация сообщений в системе электронного контрольная работа электронный документ и электронный документооборот построение схемы на основе которой они передаются с одного рабочего места на. Существуют 4-ре системы маршрутизации: Свободная маршрутизация- последовательная либо параллельная. При последовательной маршрутизации документ проходит путь от одного пользователя к другому, а при параллельной он одновременно поступает к нескольким пользователям.

Свободная маршрутизация с контролем исполнения. Под контролем имеется ввиду: Маршрутизация по ранее определённым маршрутам с контролем исполнения и Система электронной почты. Так, лишь в США ежедневно создается более 1 млрд.

  • Система может определять права доступа к карточке документа и к самому документу;
  • В случае если документ дешифровался без ошибок, информация об отправителе соответствует заявленному и т;
  • В большинстве EDMS-систем аннотирование реализуется за счет включения в карточку документа атрибута для аннотации;
  • Эффективное управление предприятием в современных условиях невозможно без использования компьютерных технологий;
  • Они используются во многих структурах, включая таможенные органы.

По данным Siemens Business Services: В советские времена подобные системы вряд ли могли быть востребованы, так как они "натыкались" на стены чиновников. И их можно было понять: Теперь по простому запросу к базе данных руководитель получал справку о состоянии дел, минуя чиновников.

Однако самое страшное для чиновника было то, что система оперативно оповещала руководителя о нерасторопности чиновника как исполнителя. А в это время на Западе потребность в эффективном управлении электронными документами привела к созданию систем электронного документооборота, называющиеся Electronic Document Management Systems EDMS.

Сегодня контрольная работа электронный документ и электронный документооборот системы являются частью рынка программного обеспечения для управления электронным документооборотом и содержимым информационных систем, так называемого рынка DCT document and content technologies.

Последние 5-6 лет наблюдается интерес к электронному документообороту и на отечественных предприятиях негосударственной формы собственности. Очень просто электронный документооборот можно определить как рабочий поток документов в электронном виде.

Организовать этот поток можно с помощью электронной почты без специальной системы. Это имеет место у большинства контрольная работа электронный документ и электронный документооборот, которые имеют информационные системы. Применение же специального программного обеспечения предоставляет механизмы управления, которые осуществляются через документы, то есть электронный документооборот напрямую связан с уровнем развития управления.

И в этом случае задача электронного документооборота - не вытеснить бумажный, а создать эффективный механизм управления предприятием. Электронный документооборот обеспечивает реализацию всех бизнес-процессов по документам, и его могут обеспечивать такие системы управления: В обеспечение корпоративных инструментальных средств управления документами входит полный жизненный цикл работы с ними: В работу системы доставки информации входит ведение сквозного управления бизнес-процессами, которые связывают их в единую цепочку, где каждое звено индентифицируется управленческим документом документами.

Электронный документ

Использование этой системы даёт возможность повысить степень контроля процессов в организации на основе закрепления за каждым из них перечня документов и маршрутов их следования. Системы доставки информации внедряются лишь тогда, когда возникает потребность в поиске информации в сети Интернет через порталы. Особенности EDMS-систем EDMS-системы - это клиент-серверные программы, которые построены по модульному принципу имеют открытые интерфейсы прикладного программирования, что позволяет добавлять к ним новые функции либо расширять уже имеющиеся.

Например, функции ввода документов со сканера, электронной почтой, пересылки факсов и контрольная работа электронный документ и электронный документооборот другое. Обычно первый уровень такой системы представляет собой файловый сервер, который содержит документы и классификаторы. Второй уровень состоит из клиентского Пользовательского Отдела, который обеспечивает доступ к системе, а третий уровень архитектуры систем управления документами содержит бизнес-логику, которая определяет систему формирования документов и маршруты их доставки конкретным сотрудникам для внесения изменений и утверждения.

Во всех Контрольная работа электронный документ и электронный документооборот реализована иерархическая система хранения документов. Каждый документ помещается в папку, которая, в свою очередь, находится на полке и дальше в том же ключе.

VK
OK
MR
GP