Оригинальные учебные работы для студентов


Курсовая работа на тему работа с документами

Основные правила организации документооборота в учреждении Делопроизводство на практике 4. Приложение Введение Документационное обеспечение управления делопроизводство - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении.

От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.

  1. Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов. К санитарно - трудовым факторам относят световой режим, который включает освещённость помещения и освещённость рабочего места.
  2. Хотя как раз на рубеже 1980-х годов во всем мире начинает активно обсуждаться вопрос об интеграции нетрадиционной документации, в том числе и машиночитаемой, в сложившиеся системы управления документами.
  3. Исходя из поставленной цели, ставлю перед собой следующие задачи.

В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении фирме ведут специальные подразделения службы делопроизводстваа в небольших организациях и фирмах - секретари-референты секретари.

  • Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач;
  • В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией;
  • Документы, отражающие вопросы общего руководства предприятием и его производственно-эксплуатационной деятельностью, составляются органами управления организации;
  • Определение документа в государственном стандарте Ярким отражением трудного процесса выработки оптимального определения понятия документа являются отечественные Государственные стандарты на термины и определения;
  • Копии документов используются для различных целей.

В первой главе данной контрольной работы рассматривается организация работы с документами на предприятии, задачи и функции службы делопроизводства, нормативная регламентация службы делопроизводства, курсовая работа на тему работа с документами труда. В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение - управление делами, общий отдел, канцелярию и др. Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащённости современными техническими средствами, от учёта при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации и средствами связи. Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, то есть установления в соответствующих документах её статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами.

Этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов.

  • Поскольку социальная информация ориентирована на удовлетворение различных человеческих потребностей, то есть многофункциональна, постольку и документ также полифункционален;
  • Реализовать это правило в конкретных учреждениях можно путем четкой регламентации путей прохождения документов, в ходе которой проверяется обусловленность всех операций, целесообразность всех перемещений;
  • Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчинёнными и соподчинёнными структурными подразделениями, то есть создание условий для разделения труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы.

Среди организационных проблем обычно выделяют: Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате - централизованную, децентрализованную и смешанную. Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения канцелярии, общего отдела или одного сотрудника секретаря учреждения.

В этом подразделении или этим сотрудником выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив; приём и обработка поступающих документов, их регистрация, курсовая работа на тему работа с документами за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.

Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой курсовая работа на тему работа с документами делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счёт специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного методического курсовая работа на тему работа с документами документационным обеспечением.

Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объёмом документооборота до 10 тыс. Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы.

Каждое структурное подразделение одной организации создаёт свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения.

Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщён, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений.

Смешанная форма организации работы с документами курсовая работа на тему работа с документами самая распространённая. При этом часть операций чаще всего приём и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении в департаментах, управлениях, отделах выполняются операции по созданию печати документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.

Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы - по месту их создания. Например, в бухгалтерии - бухгалтерские документы, в отделе кадров - документы по общему составу и т. Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств компьютеров позволяют организовать приём и регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях.

В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы- один из самых сложных.

Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству. Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, то есть взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объёма функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия.

Основные положения ГСДОУ частично регламентировали названия служб делопроизводства, которые типизированы курсовая работа на тему работа с документами зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определённым группам и уровням управления. Управление делами создаётся курсовая работа на тему работа с документами министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в курсовая работа на тему работа с документами.

Управление делами имеют следующий типовой состав структурных подразделений: В составе канцелярии обычно создаются подразделения отдел, сектор, группа по приёму и обработке поступающих и отправляемых документов, по учёту и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов машбюро, компьютерный центркопировально-множительное бюро, архив.

Общий отдел - это служба по работе с документами в исполнительных органах власти исполнительных структурах мэрии, префектуры, муниципалитеты местного самоуправления.

В структуре общего отдела всегда создаётся протокольный отдел, группа писем, приёмная. Секретарь учреждений структурного подразделения выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры. Основные положения ГСДОУ, таким образом, регламентируют наименование и приблизительную структуры делопроизводственной службы государственных учреждений и предприятий.

Решение о создании службы, её названии и внутренней структуре негосударственных организаций принимает руководство организации.

Курсовая работа на тему Виды назначение и состав кадровой документации

В совместных предприятиях этот вопрос решает правление; в акционерных обществах - учредительная конференция, в кооперативах - общее собрание членов кооператива. Основной целью курсовая работа на тему работа с документами делопроизводства, независимо от её названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач: Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач её деятельности и включают полный объём работы, которая выполняется службой.

Типовой состав функций следующий: Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации; внесение в них изменений. Разработка и проектирование бланков документов.

Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам.

Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

  • Появление письменности ознаменовало переход человечества к новой информационной технологии;
  • Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения;
  • В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией;
  • Первым источником для разработки должностных инструкций является такой нормативный документ, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий.

курсовая работа на тему работа с документами Организация машинописного компьютерного изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях. Организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.

Контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях организации. Повышение квалификации работников службы делопроизводства и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства.

Организация рабочих курсовая работа на тему работа с документами, АРМ, условий труда сотрудников службы делопроизводства. В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих.

Эти же наименования включены в Квалификационный справочник. Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три категории: Категория включает заведующего службой делопроизводства управляющего делами, заведующего канцелярией, заведующего общим отделомзаведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего архивом и т.

Основная функция руководителя - планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения курсовая работа на тему работа с документами целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы. В эту категорию включены документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, инспектор, секретарь коллегии, корректор. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства.

В штатных расписаниях фигурирует специалист 1-й или 2-й категории, а не инспектор или старший инспектор. Технические исполнители - экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники.

Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учёту, доставке и хранению информации. Согласно принятой в стране классификации, преобладающую часть работников службы делопроизводства составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы копировальных бюро.

  1. Глубокие социально-политические и экономические преобразования в России, начавшиеся в 1990-е годы, а также активное вхождение страны в мировое информационное пространство вновь потребовали переосмысления понятия документа.
  2. Например, в бухгалтерии - бухгалтерские документы, в отделе кадров - документы по общему составу и т. Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов.
  3. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства.
  4. Материалы исследования позволили включить в Основные положения ЕГСД принципы организации движения документов, то есть теоретические основы организации документооборота. Появление письменности ознаменовало переход человечества к новой информационной технологии.

курсовая работа на тему работа с документами Оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работающих в данном учреждении должна составлять: Структура, функции, задачи службы закрепляются в ряде внутренних документов - положении, инструкциях, правилах, структуре и штатной численности, приказах о распределении обязанностей.

К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус работников службы делопроизводства, относятся Положение о службе делопроизводства и должностные инструкции.

Они должны разрабатываться на основе действующего законодательства, государственных нормативно-методических документов и организационных документов, определяющих деятельность самой организации устав, учредительный договор. Создание положения и должностных инструкций направлено на распределение функций и обязанностей, а также на регламентацию принятой технологии работы с документами.

Значительную роль в регламентации деятельности делопроизводственной службы играет Устав организации - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, её функции, задачи и порядок работы. Подобную роль играют и положения о структурных подразделениях, где закрепляются задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе деятельности конкретного структурного подразделения.

Положение о службе делопроизводства создаётся с той же целью, что и положение о других структурных подразделениях. Далее в положении указываются наименование должности руководителя службы - начальник, заведующий, управляющий.

Следующим пунктом даётся перечень правовых, директивных, нормативных инструктивных документов, которыми служба делопроизводства руководствуется в курсовая работа на тему работа с документами работе. Должностная инструкция - действенное средство управления, выполняющее организационную, регламентирующую и регулирующую роль.

Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы, объективно применять меры воздействия. Первым источником для разработки должностных инструкций является такой нормативный документ, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий.

Организация работы с документами на предприятии, документооборот - курсовая работа

Второй источник - типовые должностные инструкции. Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений например, секретарей структурных подразделений. Инструкция по делопроизводству документационному обеспечению управления - основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении, правила, приёмы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые организационные моменты.

Табель форм документов по типовым курсовая работа на тему работа с документами ситуациям. Это перечень документов, необходимых и достаточных для реализации управленческой деятельности конкретной управленческой структуры, содержащий характеристику каждого документа, его юридического ста- туса и этапов документирования.

Условия труда работников службы делопроизводства - это совокупность трудовых, санитарно-гигиенических и эстетических факторов, обусловливающих психофизиологическое воздействие на организм человека в процессе труда. Трудовые факторы - регламентация режима работы: К санитарно - трудовым факторам относят световой режим, который включает освещённость помещения курсовая работа на тему работа с документами освещённость рабочего места.

Создание оптимальных акустических условий, то есть устранение излишних шумов, звукоизоляцию средств механизации и т. Значительное влияние на работоспособность человека оказывает оборудование рабочих мест.

Документ и система документации - курсовая работа

В оборудование рабочих мест входит и снабжение рабочих мест основными и вспомогательными материалами, канц. Планировка помещений должна позволять рационально разместить мебель и оборудование и сократить затраты времени на перемещение сотрудников, создать условия для уменьшения напряжённости и утомляемости. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения. Материалы исследования позволили включить в Основные положения ЕГСД принципы организации движения документов, курсовая работа на тему работа с документами есть теоретические основы организации документооборота: Кроме того, в Основные положения ЕГСД включены и практические правила по организации движения документов и технологии их обработки применительно к основным документопотокам, правила доставки и передачи документов, методика учета документооборота.

VK
OK
MR
GP