Оригинальные учебные работы для студентов


Уничтожение документов с истекшим сроком хранения курсовая

Ежедневно в организациях и учреждениях разрабатывается и поступает большое количество документов различных видов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с. Скорый поиск документов в таких случаях возможен лишь при уничтожение документов с истекшим сроком хранения курсовая четкой классификации - распределения и группировки документов в дела по характерным признакам одному или нескольким.

Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки экспертизы скапливающихся документов и распределения их на хранение в зависимости от проведения уничтожение документов с истекшим сроком хранения курсовая.

Подготовка исполненных документов к последующему хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Основная цель хранения документов - это создание условий для их использования уничтожение документов с истекшим сроком хранения курсовая справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда Российской Федерации. Подготовка исполненных документов к хранению включает: Экспертиза ценности документов в делопроизводстве.

Экспертиза ценности документов — определение их ценности в целях отбора на государственное хранение и установление сроков хранения. Определение, данное ГОСТ 16. В Основных правилах работы ведомственных архивов это понятие трактуется шире, раскрывает методологию, которой руководствуется эксперт: При проведении экспертизы ценности документов определяют их ценность с точки зрения практического, экономического, социально-культурного и другого значения.

В процессе работы с документом он проходит несколько этапов экспертизы ценности. На первом этапе устанавливают срок хранения документа при составлении номенклатуры дел.

Второй этап проводится, когда документ вышел из оперативной работы, при его подготовке к длительному хранению или сдаче в архив учреждения.

На третьем этапе, при отборе документов на государственное хранение, производится уточнение ценности документов. Для организации и проведения экспертизы по определению сроков хранения документов, для подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянная экспертная комиссия. Она также контролирует правильность отнесения документов к различным делам. При создании экспертной комиссии разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы.

Состав комиссии назначается приказом руководителя предприятия и включает не менее трех человек, имеющих большой опыт работы. Примерный состав экспертной комиссии может быть следующим: Ведущий специалист юрист, работник службы делопроизводства, отдела кадров, архива. Экспертная комиссия является совещательным органом.

Ее решения по хранению или уничтожению документов протоколируются и вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия.

Уничтожение документов

Кроме организации ежегодного отбора документов на хранение, экспертной комиссией проводятся следующие мероприятия: Предприятия, входящие в какую-либо отраслевую систему, используют в работе по определению сроков хранения документов отраслевые перечни типовых управленческих документов. По документам, срок хранения которых не предусмотрен в перечне, экспертная комиссия выносит свое конкретное решение.

Подготовка документов к сдаче в архив

При этом учитывается важность документов, необходимость их использования в справочных целях, обращения к ним в случае возникновения споров, исков, претензий. В зависимости от значимости документов в перечнях установлены следующие сроки хранения: Экспертная комиссия предприятия рассматривает каждое дело, находит в перечне срок хранения и проставляет его на обложке.

Дела просматриваются полистно, чтобы не было ошибок. Срок хранения может быть также установлен по номенклатуре дел. Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам. Если какие-либо документы отсутствуют, комиссия организовывает их поиск, в крайнем случае, допускается заменять их заверенными копиями.

В результате работы экспертной комиссии документы подразделяются на четыре группы: Документы постоянного хранения, подлежащие в дальнейшем передаче в государственный архив.

Документы, передаваемые на длительное хранение в архив учреждения со сроком хранения свыше 10 лет. Документы временного хранения со сроком хранения до 10 лет включительно. Документы, подлежащие уничтожению с истекшими сроками хранения и утратившими свое практическое значение.

Срок хранения в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документации. Но он не может быть менее одного уничтожение документов с истекшим сроком хранения курсовая. В архив передаются следующие документы: Передаются в архив также бизнес-планы, годовые планы и отчеты предприятия, приказы руководителя уничтожение документов с истекшим сроком хранения курсовая основной деятельности.

Документы по личному составу личные дела, личные карточки ф. Бухгалтерские документы за исключение лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов хранятся 5 лет и на архивное хранение не передаются. При этом запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения истек. Переписка хранится, как правило, 3 года и на архивное хранение не передается исключение составляют очень важные для работы организации письма.

При проставлении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документа значения не имеют. Например, контракты за 2000 г.

Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения

При оценивании документов пользуются различными критериями ценности, важнейшими из которых являются следующие: Значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы документы. Ценность комплексов документов, создаваемых в организациях и на предприятиях различных сфер деятельности, определяется значимостью учреждения в системе государственного управления, в развитии уничтожение документов с истекшим сроком хранения курсовая, народного хозяйства, культуры и т.

Обычно документы, созданные в организациях делят на две группы - документы по основной деятельности и вспомогательные нужные для текущей работы учреждения. Документов второй группы намного больше, но они имеют временные сроки хранения 1 год, 3 года, 5 лет.

Время и место образования документов. Эти критерии, как правило, взаимосвязаны. Как в истории страны, так и в истории существования каждого учреждения есть периоды, имеющие особое уничтожение документов с истекшим сроком хранения курсовая. Документы за этот период требуют большого внимания и на государственное хранение может отбираться большее количество документов, чем в обычные годы.

  • Описи дел структурных подразделений согласовываются с руководителем службы делопроизводства организации, экспертной комиссией и утверждается руководителем структурного подразделения;
  • На первом этапе устанавливают срок хранения документа при составлении номенклатуры дел;
  • Акт должен быть единой формы;
  • Ссылаться в акте надо на перечни документов с указанием сроков хранения;
  • У нас есть дела сроком хранения 3 и 5 лет.

Критерий места применяется, когда значительные уничтожение документов с истекшим сроком хранения курсовая происходят на определенной территории. Подлинность и копийность документов. При отборе на хранение предпочтение всегда отдается подлинникам.

Однако ряд документов может существовать в организациях в виде копий. Эти копии должны быть заверены иметь необходимые реквизиты например, для исходящих писем - это номер и дата. Этот критерий вытекает из предыдущего, так как юридическую силу имеют только правильно оформленные документы как подлинники, так их экземпляры. Критерий применяется в отдельных случаях, когда документы сильно повреждены и требуется решить, оставлять ли их в архиве и отправлять на реставрациюили выделять к уничтожению если они не являются основными.

Это могут быть языковые или художественные особенности, придающие документу уникальность.

  • Соответственно, это очень большая работа, описывать каждый;
  • В данном случае описи и акт согласовываются экспертной комиссией организации;
  • Срок хранения в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документации;
  • Описи дел составляются на дела постоянного и долговременного свыше 10 лет срока хранения.

Такие документы уничтожение документов с истекшим сроком хранения курсовая на хранение независимо от его содержания, происхождения или принадлежности. Оформление документов, сдаваемых в архив. Оформление дела — это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив.

Оформление дел производится работниками службы делопроизводства Основные правила формирования дел. В дела следует помещать исполненные документы факт исполнения должен быть документально подтвержден в отметке об исполнении или иным аналогичным образомотносящиеся к одному календарному году, за исключением переходящих дел.

Документы внутри дела, как правило, располагаются либо в обратной хронологической, либо в вопросно-логической, либо в комбинированной последовательности вместе с приложениями к. Формирование документов в дела следует производить в зависимости от сроков хранения временных - до или свыше 10 лет или постоянныхпри этом общий объем дела тома, части не должен превышать 250 листов. Документы коллегиальных органов управления целесообразно помещать в два дела - материалы по подготовке протокольных мероприятий и материалы проведения протокольных мероприятий в том числе протоколы и решения.

Приказы и распоряжения по кадрам персоналу помещаются в дела раздельно друг уничтожение документов с истекшим сроком хранения курсовая друга и от приказов распоряжений по основной деятельности предприятия.

Копии поступающих на предприятие законодательных и нормативно-правовых актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов помещаются в отдельное дело, а изданные в виде брошюр хранятся отдельно от указанного дела. Прилагаемые к помещенным в дело документам материалы, как правило, хранятся вместе с. Документы протокольных мероприятий помещаются в дело в соответствии с прямой нумерацией по возрастанию номеров. Уничтожение документов с истекшим сроком хранения курсовая к соответствующим протоколам помещаются в дела непосредственно после.

Утвержденные документы помещаются в дело отдельно от проектов, при условии, что последние подлежат хранению в составе дел. Документы переписки - телеграммы, телефаксограммы, телексограммы, электронные письма - помещаются в дела в виде бумажных копий распечаток или ксерокопийпри этом ответные исходящие документы обычно следуют за входящими.

Не допускается помещать в дела документы, подлежащие возврату, а также их дублетные экземпляры и черновики. Личные дела работников формируются по мере приобщения к ним документов с соблюдением установленных правил. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел.

Рекомендуемые сообщения

Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного хранения свыше 10 лет и по личному составу. Дела временного до 10 лет включительно хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

Полное оформление дела предусматривает: Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное.

В нее вносится каждый подшиваемый документ. Уничтожение документов с истекшим сроком хранения курсовая помещается в начале дела с указанием индекса документа, его даты, содержания и номера листа 3. Опись представляет собой архивный справочник, содержащий наименования единиц хранения.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Она предназначена для систематизации и учета документов в делопроизводстве и архиве. Опись составляется на документы одного года.

Дела в описи располагаются по степени важности. На дела с документами постоянного хранения и со сроком хранения более 10 лет составляются отдельные описи. В зависимости от объема документооборота в организации, могут составляться как общие описи дел, так и описи на дела каждого структурного подразделения.

VK
OK
MR
GP