Оригинальные учебные работы для студентов


Реферат типы документов и правила их оформления

Особенности оформления и передача телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм Заключение Список использованной литературы Введение Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях далее - организации осуществляется, как правило, специальным структурным подразделением или назначенным за делопроизводство лицомна которое возложены функции документационного обеспечения управления далее служба ДОУ в целях совершенствования работы с документами, обеспечения высокого качества их подготовки контроля исполнения разрабатываются и утверждаются приказом руководителя организации инструкция по делопроизводству далее — инструкцияположение о службе ДОУ, должностные обязанности лиц, ответственных за делопроизводство.

Инструкция разрабатывается в соответствии с действующими нормативно-правовыми документами по делопроизводству и устанавливает порядок его ведения, в том числе обязательные для всех работников основные правила, учета, подготовки, оформления, размножения тиражированияконтроля за реферат типы документов и правила их оформления, хранением использованием документов.

Организация и совершенствование ДОУ, методическое руководство контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляются службой ДОУ. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Настоящий стандарт распространяется на документы, относящиеся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации Реферат типы документов и правила их оформления- постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.

Стандарт устанавливает состав и порядок оформления реквизитов документов, требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Документирование управленческой деятельности 1.

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, то есть в создании управленческих документов.

Документирование осуществляется на естественном языке рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы и т.

  • Порядок передачи документов в архив на постоянное хранение;
  • Он составляется при поступлении материалов на склад и свидетельствует о выполнении кладовщиком данного ему распоряжения об их приеме.

Правила оформления документов на бумажных носителях, а также правила оформления реквизитов документов определяются ГОСТ Р 6. Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления реферат типы документов и правила их оформления вида продукции на должностном качественном уровне.

Гербовые бланки подлежат учету. На них типографическим способом или специальным нумератором проставляются учетные порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетном журнале, при этом используются следующие реквизиты: Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационном журнале. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, начинаются распорядительным документом руководителя организации. Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков осуществляется не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя. О проверках делаются отметки в учетно-регистрационном журнале после последней записи.

В случае обнаружения нарушений при учете, хранении использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителя организации. Проекты приказов и постановлений должны составляться на основе тщательного и всестороннего изучения затрагиваемых в них вопросов с тем, чтобы содержащиеся в проектах предложения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались необходимыми материально-техническими средствами и финансированием исключали необходимость выпуска дополнительных приказов, постановлений в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа, постановления.

Текст приказа, постановления состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей. Реферат типы документов и правила их оформления констатирующей части излагаются основание или причина составления документа. В распорядительной части излагается решение руководителя. Распорядительная часть делиться на пункты, если исполнение приказа, постановления предполагает несколько исполнений и выполнение различных по характеру действий.

В случае если управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя инициалы в тексте ставятся после фамилии в дательном падеже. Страницы приказа, постановления их приложений нумеруются как единый документ. До представления на подпись проект приказа, постановления визируется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра всеми заинтересованными структурными подразделениями и юридической службой, которая определяет целесообразность оформления данного вопроса приказом, постановлением, соответствие проекта приказа, постановления действующему законодательству, проверяет отсутствие противоречий ранее изданным приказам, постановлениям.

Реферат типы документов и правила их оформления приказах о назначении на должность, освобождении от должности, поощрении и привлечении к дисциплинарной ответственности фамилии, имена и отчества пишутся полностью. К приказам о командировании сотрудников организации прилагается задание на командировку, подписанное руководителем соответствующего структурного подразделения. Приказы подписывают руководители организации или их по их поручению - заместители.

Инструкций и других актов.

  1. Оформляют согласование грифом согласования.
  2. Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении должности не указывают.
  3. Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, правильные карандашом.
  4. Дата подписания или утверждения может стать датой документа. Выполнение единых правил оформления документов обеспечит.
  5. Расположение — в левой верхней части документа на седьмой строке правее от одиннадцатого реквизита.

Распоряжение подписывают руководители организации или по их поручению - заместители. Подготовка и оформление распоряжений проводиться в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов. Последним пунктом распоряжения возлагается контроль за его использованием на соответствующий отдел или должностное лицо.

Распоряжение нумеруется порядковыми номерами в пределах календарного года. В котором излагаются правила, регулирующие специальные стороны деятельности организации. В заголовке к тексту инструкции обозначаются объект или круг вопросов, на которые распространяются её требования.

Текст инструкции состоит из разделов, внутри которых делится на пункты, а при необходимости — на подпункты. Инструкции визируются руководителем реферат типы документов и правила их оформления подразделения — разработчика и утверждаются руководителем организации или по их поручению заместителям путем издания приказа об утверждении инструкции или проставлением грифа утверждения.

С указанием их должности и организации. Указанные документы не позднее, чем за пять рабочих дней до заседания передаются секретарю коллегии. Рассылаются документы за три дня до заседания. Решение — документ, принимаемый коллегией в целях решения наиболее важных вопросов. Реферат типы документов и правила их оформления проекта любого решения, как правило, состоит из двух частей: В констатирующей части излагаются состояние вопроса, цели, задачи проекта решения. Если основанием к изданию решения является документ вышестоящего органа, то в констатирующей части указывается наименование, дата, номер и заголовок этого документа.

Распорядительная часть должна содержать перечень мероприятий или действий, предписываемых решением, их исполнителей и сроков исполнения.

  1. Операции, осуществляемые Службой контроля.
  2. В тексте не должно быть лишних слов, затрудняющих чтение.
  3. Утверждаются программы руководителем вышестоящей или данной организации или коллегиальным органом собранием, советом, коллегией и т.
  4. В случае обнаружения нарушений при учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителя организации.

В качестве исполнителей могут быть указанны организации, их структурные подразделения или должностные лица. Заседания коллегии оформляются протоколом. Реферат типы документов и правила их оформления решения коллегии дорабатываются в соответствии с высказанными при обсуждении замечаниями и через секретаря коллегии представляются на подпись руководству в трехдневный или установленной коллегий срок.

Текст акта состоит из двух частей: В вводной част акта указывается распорядительный документ, реферат типы документов и правила их оформления основании которого актируются факт, событие ли действие, его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии инициалы в именительном реферат типы документов и правила их оформления.

Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания.

Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения, которые помещаются перед отметкой о наличии приложений к акту от нулевого табулятора, например: Реферат типы документов и правила их оформления в трех экземплярах: Акт подписывается всеми членами комиссии. При расшифровке подписей инициалы ставятся перед фамилиями. Личные доверенности выдаются от лица доверителя сотрудника на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями.

В тексте личной доверенности указываются доверитель, доверенное лицо и вид действий по доверенности. Письма могут быть простыми и сложными. Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две составные части. Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования и др.

Если письмо состоит из двух частей, то первая — это обоснование письма, изложение причин его написания, мотивировка, а вторая заключительная — просьба или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т. Текст простого письма не должен превышать одно - двух машинописных страниц.

Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб. Сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. Они состоят из следующих основных частей: Во вступлении формулируются тема письма, объясняющая причины его написания.

Вступление может содержать ссылку на документ организационно-правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический или его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма; констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основное содержание письма составляет описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. В том случае документ составляется не на бланке.

При оформлении совместных документов указываются полные наименования организации, участвовавших в подписании документа. Первым указывается наименование организации, являющийся инициатором создания документа. Подписи руководителей оформляется на одном уровне. Подписывается столько экземпляров документа, сколько организации участвовало в его организации участвовало в его создании. Каждый подписанный экземпляр является подлинником и хранится в делах организации-участников.

Экземпляр совместного документа с визами согласования хранится в делах организации — инициатора создания документа. На подписанных документах проставляются номера и даты, присвоенные документу в каждой организации.

Документы изготавливаются на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств электронной вычислительной техники. Отдельные внутренние документы пишутся от руки заявление, объяснительная записка и т.

Проекты документов, подготовленные к печатанию на пишущей машинке, должны быть написаны разборчиво синими, четными, фиолетовыми чернилами и тщательно выверены.

Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, правильные карандашом. При подготовке материалов для печатания особое внимание обращается на четкое и разборчивое написание фамилии, специальных терминов, иностранных слов и географических названий.

Сокращения слов применяются только общепринятые. Тексты документов на бланках формата А4 печатается через 1,5 межстрочный интервал межстрочным интервалом называется расстояние между основаниями смежных строк машинописного текста.

Документ: понятие, виды, стандартизация, функции

Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, печатаются через два межстрочных интервала. Машинописный текст должен быть напечатан аккуратно, без ошибок, пропусков, помарок и правильно расположен.

Реквизиты документа кроме текстасостоящие из несколько строк, печатаются через один межстрочный интервал. Реквизиты документа отделяются друг от друга 2-4 межстрочными интервалами. Максимальная длина строки многочисленных реквизитов — 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает реферат типы документов и правила их оформления печатных знаков, его допускается продлевать до границы правого поля документа или переносить на следующую строку.

Точка в конце заголовка не ставится. При печатании документов используется восемь стандартных положений табулятора табулятором называется устройство, позволяющее останавливать каретку пишущей машинки в заданных положениях, в компьютерных текстовых редакторах имеется аналогичная функция:

VK
OK
MR
GP